¿Cuál es el mejor formato para mandar un archivo a imprenta?

Si estás preparando un documento para que te lo imprimamos, puede que te preguntes en qué formato será mejor guardarlo. Si ni tan sólo te lo has planteado… tal vez deberías empezar por saber qué tipo de programa es el más adecuado para crear y editar tu documento.

En primer lugar, nos preguntaremos si la información que tenemos entre manos está compuesta de texto, de una o más fotografías, de una ilustración a partir de vectores (esto ya es un poquito más pro), de un libro o libreto ya maquetado… ¿Para qué necesitas saber todo eso? Pues bien, porque de eso dependerá el tipo de programa óptimo para crear y editar tu documento. La fórmula es básica:

 

Para un documento de texto “con poca edición”:

Cualquier editor de texto, desde el conocido Word de Microsoft Office (pensado para Windows, pero utilizable en cualquier sistema operativo), el Pages para Mac, o el Writer de Open Office. ¡Pero cuidadito! Éstos NO son programas indicados para el tratamiento de imágenes. Más adelante veremos por qué.

Captura de Pantalla Word

Si se trata de un documento de texto creado con Microsoft Word, aparentemente no hay problema, ¿verdad? Éste debería copiarse en tu pen drive sin más, y llegar a la imprenta sano y salvo. Además, ¿quién no tiene instalado el paquete de Office? Está claro que, vayas donde vayas, tu archivo podrá ser leído. ¡Error!

Bueno, vale. No seamos dramáticos. Sí que podrá ser leído en prácticamente cualquier ordenador de éste planeta, pero lo que también es probable que ocurra es que, una vez abierto, no tenga la apariencia exacta que tenía cuando tú lo abriste por última vez en el ordenador de tu casa o de tu oficina. La respuesta a este misterio es simple: con que tu versión de Office no sea la misma que la nuestra, se desata la hecatombe. Con que hayas utilizado una tipografía que nosotras no tengamos instalada, cunde el pánico.

Solución: Como más adelante descubrirás, la solución es común en la mayoría de los problemas de este tipo. En primer lugar deberás guardar tu archivo en el formato que más te convenga, según el software utilizado (.doc, .pages, .otf…). De esta manera, contarás con el archivo editable y podrás seguir editándolo o modificándolo sin miedo a que se registren cambios desde la última vez que lo guardaste. Aun así, ese archivo NO ES EL ARCHIVO QUE TIENES QUE LLEVAR A IMPRENTA. Lo que debes hacer es volver a guardar el archivo, pero esta vez con formato .Pdf. Si la opción de guardar como Pdf no se encuentra entre las que te ofrece tu editor de texto, puedes descargarte una extensión para Word. Editores como Pages o Writer ya llevan esta opción incorporada desde Guardar como… o desde Exportar… ¿Qué beneficios ofrece el formato .Pdf?

  • El contenido de tu documento permanecerá intacto. Nada de párrafos movidos de lugar, nada de cambios de tipografía, nada de objetos deformados o desubicados.
  • El documento se guardará en alta calidad y con un peso mínimo.
  • Tu archivo podrá ser leído en cualquier imprenta a la que acudas.
  • El resultado de la impresión será justo lo que esperabas.

 

Para una fotografía:

Sin duda, el programa de edición de fotografía más extendido es Adobe Photoshop. Hay otros programas muy similares, como Gimp (pensado para Linux, pero abierto también para Windows y Mac). En general, los editores de imágenes te permitirán jugar con el tamaño y la resolución de ésta para adaptarla a tus necesidades (Muy pronto lanzaremos un post en el que explicaremos detalladamente de qué va esto de la resolución). Además, podrás corregir iluminación, color, contraste, brillo, saturación y un sinfín de matices en cada una de tus fotografías, para que a la hora de imprimirlas, tengan el mejor aspecto. Por suerte, la única función de programas como Photoshop no se reduce a esqueletizar a las top models, sino que la intención con la que se crea este software va más encarada a sacar el mejor partido a tus fotografías.

Edición con Photoshop

Imagen: See-Ming Lee

En este caso, habitualmente no habría ningún problema en llevar a la imprenta cada una de ellas por separado en formato .Psd (si trabajas con Photoshop), ya que es raro que una imprenta no tenga este programa instalado. De todas formas, para asegurarte de que tus imágenes no sufren ninguna modificación por el camino y que podrán ser leídas en cualquier ordenador, puedes guardarlas en formato .Jpg o el ya familiar .Pdf.

¡Pero ojo! Asegúrate de que la imagen tiene el tamaño exacto que quieres que tenga una vez impresa, y sobre todo nunca disminuyas la resolución con la que salió de tu cámara, a no ser que sepas lo que haces y por qué lo haces (en cuyo caso dudo que estés leyendo este post).

 

Para una ilustración basada en vectores:

Si quieres trazar una ilustración de manera virtual, lo más aconsejable es usar programas como Adobe Illustrator o Corel Draw. Estos dos son los más populares, y por ende, los más estandarizados. Hay muchos otros, que bailan entre la profesionalidad de éstos y la mediocridad del tan castigado Paint de Windows.

En cualquier caso, si le vas cogiendo el truquillo a cualquiera de estos programas, verás que son muy versátiles para dibujar cualquier cosa que se te ocurra. Lo mejor de esto es que tu ilustración estará formada a base de vectores. ¿Y eso qué es? Bien, esta pregunta seguramente necesite todo un post para ser contestada de manera completa. En resumen, esto te permitirá ampliar o reducir tu ilustración hasta el infinito y más allá sin que pierda calidad. Además, los archivos basados en vectores pesan muy poco. Habitualmente podrás compartirlos de forma fácil sin preocuparte de cuántos MB quedan libres en tu pen drive o si podrás adjuntarlo en un correo electrónico.

Imagen: VFS Digital Design

Imagen: VFS Digital Design

El formato más estandarizado suele ser el .Eps, formato que puede ser leído tanto por Windows como por Mac. El archivo .Ai de Adobe Illustrator también se ha ganado su fama, aunque sólo entre los adeptos a este software. Aun así, existen desventajas en este tipo de formatos, como por ejemplo en el caso de incompatibilidades entre versiones de un mismo programa o entre programas. Además, si tu archivo incluye imágenes sin enlazar o tipografías sin contornear, cualquier otro ordenador no reconocerá la ruta de tus imágenes o, muy posiblemente, no tendrá instaladas las tipografías que hayas usado, con lo que puede que entres en cólera.

De nuevo, el mejor método para transferir a terceros un archivo como éste, es mediante el formato .Pdf. Las imágenes quedarán incrustadas y, si activamos la opción desde Preferencias, los textos también. Es más, podrás reducir el tamaño del archivo según tus necesidades. También se incrustará el perfil de color que le hayas asignado a tu imagen, con lo que la imprenta podrá saber con qué parámetros está trabajando. ¡Todo ventajas!

 

Para un texto que deba ser maquetado junto con imágenes, gráficos, ilustraciones, etc.:

Si tienes en mente realizar un catálogo para los productos de tu empresa, editar un libro o montar cualquier pieza gráfica como carteles, folletos o libretos que contengan imágenes y texto a la vez, lo más recomendable es usar programas como Adobe InDesign. Este programa puede asustar a cualquier principiante, pero internet está plagado de tutoriales para aprender a usarlo desde cero. Con un poquito de tiempo y práctica, podrás conseguir montar cosas muy chulas. Muchos diseñadores también usan Adobe Illustrator si la tarea de maquetación de su documento no es demasiado extensa, aunque este programa no está estrictamente pensado para esa finalidad. Aun así, si prefieres dejarle toda esa tarea a los profesionales, siempre puedes pasarnos todo el contenido de tu trabajo por separado y sin edición (texto por un lado, imágenes por otro, y recuerda, siempre en .Pdf), y nosotras nos encargaremos de maquetarlo por ti para que quede estupendo.

Edición de textos maquetados

Imagen: Aamir Raza

En caso de que decidas maquetar tu documento por ti mismo, igualmente deberás pasarnos todos los archivos que hayas utilizado comprimidos en un .Zip o un .Rar, de manera que podamos recurrir a ellos si tu trabajo lo requiere. Todo eso si nos pasas el archivo abierto (editable), lo cual muchas veces a la imprenta le viene bien para jugar con los márgenes y el sangrado, las líneas de corte o hendido, y otras cositas importantes para que tu trabajo quede estupendo.

Aun así, siempre puedes pasarnos (como ya bien vas sabiendo) todo tu trabajo terminado en formato .Pdf, con todas las imágenes y tipografías adjuntas. Pero en este caso, deberás conocer muy a fondo cómo necesita la imprenta tu documento, e incluir tú mismo las líneas de corte, el orden de páginas ya coleccionadas (por ejemplo, en caso de ser un libreto grapado), el margen suficiente para los cortes las marcas de hendido, etc.

¿Te ha gustado este post? Cuéntanos tu opinión: